Esettanulmány: A számlát jóváhagyta Peti
A QUiCK fejlődésével egyidejűleg egyre több nagyobb, összetettebb szervezet is belekóstol a digitális számlaiktatásba és ilyenkor majdnem minden esetben előkerülnek a jogosultsági kérdések és jóváhagyási szabályok. A rendszer alig múlt két éves. Aki régóta velünk van, tudja, hogy elsődleges célcsoportunk a kisvállalkozások és bonyolultabb összefüggéseket nem mindig kezelünk, de azt is tudja, hogy árgus szemekkel figyeljük a fejlesztési igényeket is. Ez azt is jelenti, hogy a jóváhagyási-jogosultsági tengelyen is változások lehetnek, akár hamarosan.
Van itt azonban már most valami, amit minden "kvikkesnek" ismernie kell, hiszen a jóváhagyási folyamatok még basic rendszerünkben egy kis kreativitással valójában egészen jól kezelhetőek.
Peti a marketing igazgató
A kreativitást igénylő QUiCK funkció a sima címke, melyhez egy esettanulmányt készítettünk. Az esettanulmány körülményeit és feltételeit itt találjátok:
Egy digitális termékfejlesztéssel foglalkozó vállalatban (BASIC Kft) a marketing költéseket Peti szervezi. A cégnél éves szinten pontosan meg van határozva, hogy mekkora marketingbüdzsével rendelkezik a termékekkel kapcsolatban. Azonban az rá van bízva, hogy ezeket milyen csatornákon költi el (online, offline, események)
A cég pénzügyese Ottó, aki az utalásokat intézi minden szállítói számlával kapcsolatban. Nem igazán szereti, ha a többiek látják a cég összes adatát és főleg azt nem, hogy a cég milyen likviditási helyzetben van, kicsit ugyanis minden esetben sakkozni kell.
Ottó nagyon precíz és a könyvelőt is sakkban tartja, ezért pontosan szeretné látni azt, hogy milyen számlák vannak lekönyvelve és melyek nem.
A cég könyvelője nem szereti az újdonságokat különösebben, hiszen elfoglalt. Arra rá lehetett venni, hogy a számlákat a QUiCK-ből töltse le, de a QUiCK könyvelői modulját köszöni nem kérte.
Peti meghívása és jogosultsága
Ottó azzal kezdi, hogy Petit meghívja a rendszerhez. Ezt a Basic Kft beállításaiban lehet megtenni. (Jobb felül, fogaskerék). A meghívó során ugyan szerkesztői funkciót ad, de szisztematikusan minden költségből kizárja Petit, kivéve a marketing költségekből.
Peti miután elfogadta a meghívót a kvikkben nem látja csak a marketing költségeket.
Peti számlái
Ottó megkéri az iroda backoffice dolgozóit és magát Petit is, hogyha olyan számla érkezne az irodában postán, mely marketing jellegű, akkor azokat a QUiCK-ben minden esetben emailben küldjék meg, mégpedig a következő módon.
A szokásos Basic Kft-s QUiCK-es email cím helyett, ami a basic-kft@quick.xxxx.hu, a basic-kft+peti@quick.xxxx.hu email címre érkezzenek a számlák.
Ottó elmondja Petinek azt is, hogy ezt az email címet eleve megadhatja azoknak a partnereknek akikkel tárgyal és mikor számlát küldenek, akkor másolatba tegyék ez a címet is, mert így a backoffice-os munkatársaknak sem kell feleslegesen szkennelniük.
Ha Peti és a backoffice helyesen működik, akkor Peti ezt fogja látni:
Péter ennek örül, hiszen a marketing típusú számlákból azonnal látja, mivel kell neki foglalkoznia, de a büdzsékövetés miatt szeretné a marketing költségeket megosztani online, offline és rendezvény típusokra.
Ottó szerint ennek semmi akadálya és a következőt kéri és az alábbit tanácsolja.
Péter: Kérlek minden számládat, amit jogosnak tartasz, hagyd jóvá, mert csak akkor fogjuk utalni. Ehhez használd a sima címkét és minden olyan számlára, ami rendben van, oda biggyeszd rá, hogy "jóváhagyva". Ha meg akarod osztani a költségeket a fenti bontásban, azt az okoscímkével old meg. Ez azért előnyös, mert az okoscímke automatikusan ki fog osztódni, minden olyan számlánál, mely hasonló szállítótól jön, így nem kell a kategorizálással bajlódnod.
Péter így tett és később nagy örült, mert a részletes kereső és címke szűrő segítségével egyszerűn átlátta, hogy egy adott időszakban a különböző hirdetési szegmensekre mennyit költött.
Hátramaradt még a könyvelő
Ottó a könyvelőtől a következőt kérte:
Ildikó, mikor letöltöd a számlákat a rendszerből, kérlek letöltés után nyomj rá az iktatás gombra is. Így látni fogom, hogy azokkal a számlákkal már foglalkoztál.
Beugratós kérdés: A email segítségével "felakasztott" címke okos, vagy sima?
Ha azonnal tudod a választ, akkor biztosak vagyunk benne, hogy tudni fogod, hogyan alakíts ki saját magadra szabott címke és költségtípus rendszert. Ha nem, akkor próbáld ki az email küldési funkciót és nagyon hamar rájössz. Annyit segítünk, hogy ez a funkciónk csak elsőre tűnik okosnak:)
A cikkben használt funkciókról itt is találsz több leírást illetve azt is megtudhatod, hogyan tervezzük a jogosultságok és címkék további fejlődését:
- Címkék
- Iktatás