Még nincs QUiCK fiókod? 

Egy csinos doboz a recepció előtt

Esettanulmány: QUiCK bevezetés egy filmprodukciós irodában

A csinos doboz esete a producerekkel

Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizáljuk.

A filmes szakma elsőre és másodikra sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat, bejövő számla keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak.

A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk. Az egyik legszembeötlőbb viszont az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét és szinte mindenhol voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok igen kiváncsiak lettek volna.

Szembeötlő volt az objektum nagy kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában hátul helyezkedett el.

A tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra és megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részébe lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, mindennap üritsék a dobozt.

Ez persze csak az első lépés volt, de valójában már ezzel a lépéssel drasztikus eredményeket értünk el, hiszen miután a "dobozűrítés" már megfelelően ment, akkor kezdtük el bevezetni a QUiCK-et és azt is megmutatjuk, hogy miért.


A végső megoldás

Ha kívánhatnék valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal asztalán, uncsi, de "hard core" könyveléssel és bejövő számlaiktatási procedurákkal a háta mögött.


Az analóg doboz bevezetése után azonban messzebre mentünk és az alábbi QUiCK funkciókat használtuk ki.

  • EMAILES IKTATÁS VAGY SZKENNELÉS A rendszer bevezetésével, a bejövő számlák a dobozban való gyűjtése helyett, azok digitalizálásra kerültek. Ennek formája vagy szkennelés volt a dobozból, vagy "gyorsabb fizetés ígérete mellett" megkértük a cég szállítóit, hogy küldjék a “kvikkes” email címre a számlákat. Így minden egy helyre került és szkennelni sem kellett.

  • AUTOSCAN: A QUiCK OCR illetve gépi tanulási mechanizmusai segítségével elkezdtük a rendszert betanítani, hogy minél hamarabb az ikatatás nagy része emberi beavatkozás nélkül menjen. (adatfelismerések és költségkategorizálás és címkék használata)

  • TULAJDONOSI INFORMÁCIÓ A feldolgozott adatok alapján valós időben adtunk egy képet arról, hogy mi történik a cég költségeivel, mekkora pl. azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb.

Összesen két hónap kellett a teljes bevezetéshez, mely annyira sikeres volt, hogy jelenleg a cég könyvelői is a QUiCK-es adatokat használják a szállítói számlák könyvelésére és havi szinten "riportolják" a cég pénzügyi eredményeit a tulajdonosok nagy megelégedettségére.

© 2020 Riport Applications Kft. Minden jog fenntartva. Budapest, Deák Ferenc tér 3, Hungary hello@riport.app

  • Facebook
  • Instagram
  • YouTube
  • Twitter